หลักความสำคัญกับการจัดการงานและการจัดเอกสาร

มนตรี เรืองสอน

หลักความสำคัญ (Core) จากบทความชื่อ "ความสุข" บนเว็บเพื่อคนไทย (www.forthais.org) กล่าวว่า "เป้าหมายหลัก (Cores) คืองานหลักหรือสาระ ที่สำคัญและจำเป็น สำหรับช่วงเวลานั้น ๆ หากไม่ทำแล้วจะเกิดความเดือดร้อนเสียหายในเวลาต่อมา" สามารถนำมาประยุกต์ใช้ในการจัดการงาน และการจัดเอกสารสิ่งของต่าง ๆ

การจัดการงานด้วยหลักความสำคัญ

ช่วยในการวิเคราะห์และติดตามงานสำคัญ ของผู้ที่เราเกี่ยวข้องสนใจ และเป็นเครื่องมือรักษาความสนใจ การใช้เวลาและทรัพยากร ของเราให้อยู่กับเรื่องที่ควรจะเป็น  รวมถึงเพื่อความเข้าใจหน้าที่ เป้าหมาย หรือความกังวลของผู้อื่นมากยิ่งขึ้น จะเป็นผลให้เราใส่ใจเขาแต่ละคนได้อย่างทั่วถึงและมีประสิทธิภาพ

เราอาจจะเขียนตารางบนกระดาษหรือในโปรแกรมสเปรดชีด ดังตัวอย่าง

ชื่อกิจกรรมที่จะใส่ลงไปในแต่ละช่อง ได้แก่ ชื่องานที่เป็นหน้าที่ ความกังวล เป้าหมาย ปัญหา และกิจกรรมต่าง ๆ ที่สำคัญ  เรียงลำดับความสำคัญจากซ้ายสำคัญมากไปขวาสำคัญน้อย มีหนึ่งรายการหรือมากกว่าก็ได้  โดยที่ชื่องานแต่ละรายการควรระบุให้ชัดเจน

การจัดเอกสารด้วยหลักความสำคัญ

ถ้าเราเก็บหมดทุกอย่างหรือจัดเก็บไม่เป็นระบบ ยิ่งเวลาผ่านไป เอกสารและสิ่งของก็จะเพิ่มขึ้น  หลักความสำคัญ ตามคำจำกัดความข้างต้น สามารถนำมาใช้ในการคัดเลือกเอกสารและสิ่งของต่าง ๆ ว่าสำคัญหรือไม่  ผลก็คือจะทำให้เรากำจัดเอกสารและสิ่งของต่าง ๆ ที่ไม่เกี่ยวกับกิจกรรมที่สำคัญ ออกไป  และง่ายขึ้นในการจัดของที่จะยังคงเก็บไว้~